คุณอาจจะเคยได้ยินคำว่า "hard work never killed anyone"

และอาจจะเชื่อตามนั้น จนกระทั่งคุณได้มาทำงานสาย Revenue Management อาจจะโดยลักษณะเฉพาะของคนทำงานสายนี้ หรือด้วยตัวเนื้องานเอง คนทำงานสายนี้มักจะทำงานดึกๆกันทั้งนั้น บางคนไม่มีเวลาให้กับชีวิตเลยเพราะมัวแต่ทำงาน จนกระทั่ง International Hotel Chain เชนนึงต้องจ้าง trainer มาสอนเรื่อง The important vs urgent matrix เพื่อให้พนักงานที่แสนขยันของตนนั้นรู้จัก work life balance

การสอนเริ่มต้นด้วย การให้กล่องพลาสติกใสมา 1 ใบ ก้อนหินขนาดใหญ่ ก้อนกรวด และ ทราย โจทย์คือ ให้ใส่ทุกอย่างลงไปในกล่องพลาสติกให้ได้มากที่สุด ถึงตรงนี้หลายๆท่านคงนึกออก และอาจจะเคยเห็น exercise นี้มาแล้วบ้าง และอาจจะทราบแล้วด้วยว่าจะจัดการกับโจทย์นี้ยังไง

มันคือเรื่องของ The important vs urgent matrix หรือ The Eisenhower matrix ที่ เป็นตารางง่ายๆ แกนนึงเป็นความสำคัญและอีกแกนนึงเป็นความเร่งด่วน งานที่จะต้องทำให้เสร็จภายในกำหนดกรอบระยะเวลา พอเอางานทั้งหมดที่มีมาลงในเมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์ เราก็จะสามารถจำแนกงานออกเป็น 4 ประเภท

1. งานที่สำคัญ และ เร่งด่วน

ในความเป็นจริงแล้วมันมีสิ่งสำคัญและเร่งด่วนอยู่สองแบบ แบบแรกคือ เราไม่รู้มาก่อน สิ่งสำคัญนี้มันเข้ามาปัจจุบันทันด่วนจริงๆ กับ สองคือรู้ว่ามันด่วนแต่ยังทำไม่เสร็จ อันนี้ก็ต้องการการบริหารจัดการเวลาที่ดีขึ้น และป้องกันให้งานสำคัญค้างเยอะๆ หรือวางแผนทำล่วงหน้าไปเลย จะได้ไม่ต้องมาปั่น last minutes

2. งานที่สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน

งานนี้ส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับการวางแผนที่จะทำให้เรา achieve goals มันสำคัญมากๆ แต่พอไม่ด่วนก็ไม่ทำสักที ระวังจะไปเป็น negative impact กับผลงานโดยรวม ควรจัดเวลาทำที่แน่นอน ห้ามเลื่อน จะได้เสร็จ

3. งานที่ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน

เชื่อมั้ยว่าส่วนใหญ่ในชีวิตการทำงาน เราจะทำงานประเภทนี้ก่อน เพราะอาจจะไม่ได้ใช้เวลามาก หรือไม่ได้ยาก ก็ทำก่อนแล้วกัน สุดท้ายกลายเป็นว่า งานที่สำคัญก็ไม่ได้ทำซะงั้น ระวัง สิ่งนี้จะทำให้คุณพลาดงานสำคัญและไปไม่ถึงเป้าหมาย เพราะฉะนั้นควรจัดสรรเวลาให้แน่ชัดกับงานในส่วนนี้ ที่จะไม่ไปเบียดบังเวลาของงานที่สำคัญ ตัวอย่างงานประเภทนี้ก็เช่น การโพสต์เรื่องส่วนตัวบน social media (ไม่ได้สินะ กลัวโพสต์ช้าแล้วลืม) การตรวจสอบรายงานของเพื่อนร่วมงาน การตอบ email ที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับตัวเองโดยตรง เป็นต้น

4. งานที่ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน

ชื่อก็บอกอยู่แล้วว่า ไม่ต้องทำก็ได้ ก็ไม่ต้องทำดีกว่า จะได้ไม่เสียเวลาทำอย่างอื่น แต่ถ้าไม่เอางานทั้งหมดมาคัดแยก อาจจะไม่ทราบก็ได้ว่า วันๆหมดเปลืองเวลาไปกับสิ่งไม่สำคัญและไม่เร่งด่วนมากแค่ไหน บางงานที่ไม่เกี่ยวข้องกับตัวเองก็ปฏิเสธบ้างก็ได้ เคยเห็นน้องๆบางคนเหมือนกันที่ทำงานของคนอื่นได้ดีมากๆ แต่ไม่มีเวลาทำงานของตัวเอง

สรุปคือ ต้องจัดจำแนกประเภทของงานตามความสำคัญและเร่งด่วน เพื่อที่จะทราบว่าจะทำสิ่งไหนก่อนหลัง เพื่อจะไม่เกิดผลเสียต่อเป้าหมายที่วางไว้

อ้อ รู้หรือไม่ว่า Dwight D. Eisenhower เป็นประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา เราคงไม่ได้ยุ่งเท่าท่านหรอกกระมัง

https://www.facebook.com/idsophis/posts/pfbid02x7vphQ2ZKrZZuXSmgXeTYiw1SbnFSGfNc43ERBj5UMoW2ZdfhmK5HA61FWQC2gj4l